SFF och våra anslutna filmstudior är medlemsföreningar. En förening får lov att spara kontaktinformation för att sprida information om föreningens aktiviteter till sina medlemmar. Ni behöver inte söka nytt tillstånd från era medlemmar för att sprida den informationen via till exempel nyhetsbrev.
Men det kan vara bra att förtydliga att de som köper era medlemskort också blir medlemmar i en förening samt att informera era medlemmar om hur ni hanterar deras kontaktinformation. Antingen på er webbsida eller vid försäljningstillfället.
Beskriv hur personuppgifterna kommer att användas, hur länge informationen sparas efter att personen lämnat filmstudion och hur medlemmen kan göra för att stryka sin information.
Den information/regler som ni behöver förmedla är:
Medlemsinformationen används endast av föreningen och enbart för spridning av medlemsinformation.
Efter avslutat medlemskap sparar filmstudion kontaktuppgifter i ett år eller så pass länge vi är rapporteringsskyldiga för t ex sökta föreningsstöd.
Vill du ta bort eller ändra dina uppgifter kontakta …
För att göra informationen tydligare kring detta medlemskap och kunna hänvisa till filmstudions regler finns på de nya medlemskorten en ny mening som säger att den som skriver under medlemskortet också godkänner medlemskap i "Filmstudion". Med denna underskrift godkänner medlemmen också hanteringen enligt ovan och det är egentligen detta godkännande som är det centrala inom GDPR.
För dem som använder Studioadmins medlemslista så rensar den automatiskt bort medlemmar som inte köpt något medlemskort på 24 månader.
För de filmstudior som använder Studiowebbsidan som egen webbsida eller enbart för försäljning finns en menyrubrik som heter Min sida. Där finns också en allmän skrivelse om GDPR som ni kan hänvisa till.