Medlemsregister
Föreningar behöver hålla ordning på sitt medlemsregister för att kunna visa vilka personer som betalat medlemsavgift. Det är inte enbart ett verktyg för kommunikation utan även viktigt inför årsmöten och för att kunna redovisa medlemsinformation till banker och myndigheter. Det har blivit allt vanligare att dessa enheter genomför kontroller för att minimera risken att föreningar används för penningtvätt. För filmstudior som får exempelvis kommunalt bidrag kan det också finnas krav på att registrera födelsedata.Tänk på att medlemslistan är en värdehandling.
Medlemslista via Studioadmin
Studioadmins medlemslista är ett enkelt sätt för filmstudiorna att upprätta och redigera ett medlemsregister. Speciellt om de säljer medlemskort digitalt då upprättandet av listan sker mer eller mindre automatiskt. Det går också att styra om filmstudion vill samla in personnummer eller inte genom en kryssruta under Inställningar i Studioadmin. Läs mer...
GDPR
SFF och våra anslutna filmstudior är medlemsföreningar. En förening får lov att spara kontaktinformation för att sprida information om föreningens aktiviteter till sina medlemmar. Ni behöver inte söka nytt tillstånd från era medlemmar för att sprida den informationen via till exempel nyhetsbrev.
Men det kan vara bra att förtydliga att de som köper era medlemskort också blir medlemmar i en förening samt att informera era medlemmar om hur ni hanterar deras kontaktinformation. Antingen på er webbsida eller vid försäljningstillfället.
Beskriv hur personuppgifterna kommer att användas, hur länge informationen sparas efter att personen lämnat filmstudion och hur medlemmen kan göra för att stryka sin information.
Den information/regler som ni behöver förmedla är:
Medlemsinformationen används endast av föreningen och enbart för spridning av medlemsinformation.
Efter avslutat medlemskap sparar filmstudion kontaktuppgifter i ett år eller så pass länge vi är rapporteringsskyldiga för t ex sökta föreningsstöd.
Vill du ta bort eller ändra dina uppgifter kontakta …
För att göra informationen tydligare kring detta medlemskap och kunna hänvisa till filmstudions regler finns på de nya medlemskorten en ny mening som säger att den som skriver under medlemskortet också godkänner medlemskap i "Filmstudion". Med denna underskrift godkänner medlemmen också hanteringen enligt ovan och det är egentligen detta godkännande som är det centrala inom GDPR.
För dem som använder Studioadmins medlemslista så rensar den automatiskt bort medlemmar som inte köpt något medlemskort på 24 månader.